De Belastingdienst biedt de mogelijkheid om een onbelaste vergoeding van maximaal 19 cent per gereden kilometer te vergoeden, daarboven is het belast met loonbelasting. Deze vergoeding kan gegeven worden voor reizen die relevant zijn voor het werk. Het maakt hiervoor niet uit welk vervoersmiddel wordt gebruikt.
Voor De Belastingdienst moet je bij de loonadministratie de gegevens bewaren van de reiskosten die je hebt vergoed. Voor iedere medewerker moet je per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden, waar je een vergoeding voor hebt gegeven.
De berekening van een vaste vergoeding is als volgt:
Vergoeding per kilometer maal woon-werkafstand heen en terug = €……. Per werkdag maal 214 werkdagen = €……. Per jaar gedeeld door 12 maanden = €…… per maand
Ben ik verplicht om reiskosten te vergoeden?
Het geven van een vergoeding voor de gemaakte (reis)kosten is geen verplichting. In de praktijk wordt wel vaak een vergoeding gegeven bij een woon-werk afstand vanaf 10 kilometer.
De reiskostenvergoeding is opgebouwd uit een aantal onderdelen, namelijk:
- De vergoeding per kilometer
- De woon-werk afstand
- Het dienstverband
1. Wat is de (maximale) vergoeding per kilometer?
Er geldt een maximale onbelaste vergoeding van 19 cent per kilometer voor zakelijke ritten, waaronder woon-werkverkeer.
Het is wel mogelijk om een hoger bedrag te vergoeden, maar dan moet je het meerdere als belast loon aanmerken. Daarover moet je dan loonheffingen inhouden, maar je kunt ook de onbenutte ruimte van de werkkostenregeling toepassen.
2. Hoe bepaal je de woon-werk afstand?
De belastingdienst heeft als uitgangspunt dat de meest gebruikelijk weg bepalend is. Deze hoeft niet altijd de kortste te zijn. Een langere route kan in sommige gevallen sneller of logischer zijn, denk aan het nemen van een snelweg in plaats van wegen die door dorpen met verkeerslichten en dergelijke heengaat.
3. Dienstverband
Het uitgangspunt van De Belastingdienst is een medewerker bij een fulltime dienstverband 214 werkdagen heeft (er is hiermee rekening gehouden met ziekte, vakantie en verlof). Voor het berekenen van een vaste reiskostenvergoeding wordt hiervan uitgegaan.
Openbaar vervoer
Wanneer de medewerker reist met het openbaar vervoer, dan zijn er twee mogelijkheden om de reiskosten onbelast te vergoeden.
- De werkelijke kosten van het openbaar vervoer of;
- Een vaste reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 cent per kilometer
Fiets
De vergoeding van 19 cent per kilometer geldt onafhankelijk van het gekozen vervoermiddel. De werknemer mag dus ook gaan fietsen of lopen.
Carpoolen
Rijdt de medewerker met een auto en neemt hij/zij een collega mee, dan kun je beiden een onbelaste reiskostenvergoeding geven van 19 cent per kilometer. Daarmee stimuleer je dus het carpoolen, want er staan lagere kosten tegenover
